国家卫生健康委员会在2019年出台了《卫生健康系统解决形式主义突出问题为基层减负的措施》，对公立医院信息化建设提出了更高的要求。2020年8月，国家卫生规划发展与信息化司发布了《关于加强卫生健康统计工作的指导意见》，文件提出加强新兴技术应用，进一步提高医疗机构信息化水平，为卫生健康事业高质量发展奠定基础。

院长办公室（以下简称“院办”）为解决信息交流共享、协同办公的问题，切实提高办公质量和效率，使教职员工能够不受地点限制，面对突发和紧急的事务性工作可以随时随地移动办公，因此在2019年牵头对医院办公自动化管理系统（以下简称“OA”系统）进行了彻底的更新换代。同时，企业微信平台（华西微家）也首次实现了与医院人事系统数据对接，能够动态更新员工基本信息，为办公自动化掌上应用的实现、提升员工的使用体验提供强大支撑。

在OA系统升级改造的两年来，每周大约有11800名教职员工使用，使用率达到了83%。第一批上线的功能有：医院发文、信息公开和车辆管理，又在接下来两年中相继研究开发了会议室预定、决议督查和科室报告等，出差申报和节假日值班管理程序已基本完成测试将在近期上线。

以职工体验为导向，优化“智办”功能

线上发文系统利用信息化手段进一步优化了发文流程，拓展非涉密性文件在线签转、掌上移动端签转等功能，教职工能够不借助电脑，仅一部手机就能够随时随地地对医院信息进行处理，登陆办公系统对重要文件进行签署工作。

从拟稿人上传正文附件、拟稿单位负责人初核、院办校核、审核再到院领导签发、编号印制，将发文办理的全流程转到线上处理，解决了因各环节审批人出差导致不能及时手写签批的问题，省去了部分流程的不必要的等待审批时间；减少拟稿人员到各个部门办理业务的环节，实现行政流程同职工之间的实时对接，在最大程度上节约了办公耗时；同时，完全透明化线上处理，使每一步审批过程都能够在办公平台上查看——审批的负责人是谁，审批的进度怎们样了，各个环节的审批人标注的意见和最终的处理结果都能够在电子版的发文稿纸中体现。

对中层干部出差情况的登记审批，前期是采用填写纸质版表格的方式，然后交由院办收集、登记并送批。由于手工录入出差信息耗时耗力、人工主观判断、年末统计数据不准确，再加上科室（部门）大量的人力和精力花在了“跑路”上。为此以职工需求为导向，院办在今年牵头开发设计了医院出差线上审批程序，立足解决职工需要带着表格依次找出差人员、科室主任、院办、甚至分管院领导签批，而且因为人员外出等原因还不能一次性办结的情况。另外，出差线上申报审批流程实现了与人事系统对接，减少基础信息的重复录入，节省不必要的耗时。                 

以院内需求为驱动，做深“智治”功能

为确保医院办公自动化管理系统作用的充分发挥，系统的建设与医院当下的管理模式相契合。院办通过借鉴学习四川大学和四川省卫生健康委OA系统平台，充分了解医院领导、各行政职能部门以及临床医技科室的整体需求和工作效率，创新增设各类模块、功能以及流程。对医院工作人员进行相应模块的使用培训、及时答疑解惑、发放操作手册，帮助教职员工熟练操作和使用。院办持续优化和提升员工使用感，探索OA系统共建共治新模式。

OA系统将医院的办公资源、办公流程、办公信息进行有机整合，为快捷高效地办公提供了技术保障。办公自动化建设是一个逐步完善、动态集成的过程，涉及方方面面因素，不可能一蹴而就。但是只要有“深调研、真落实”这样一股劲，始终坚持人性化管理和“服务员工”的理念，就一定有信心把它开发成为能让广大医院教职员工更为满意的办公服务平台。